I den här texten beskriver vi varför det är viktigt att planera sitt flyttprojekt ordentligt, hur du ska planera och vilken hjälp som finns att få.
Utmaningar i en kontorsflytt i Stockholm
Att flytta kontor i Stockholm är komplext. Många människor berörs, inte bara medarbetare utan också kunder, leverantörer och samarbetspartners. Så förutom att genomföra själva flyttprojektet med alla beslut som måste fattas; tidpunkter, vad som ska följa med, vad som behöver köpas in och vad som behöver försvinna, är information, medbestämmande och kommunikation avgörande för att flytten ska bli en positiv händelse. Dessutom så gillar inte alla människor förändring. I en kontorsflytt är det ofta många saker som förändras. Inte bara var arbetsplatsen är belägen utan ofta också hur man jobbar. Man oroar sig för sina saker och för att ens arbetstid ska bli störd. Därför är det viktigt att flytten är välplanerad, väl kommunicerad och att den går enligt plan – och med minsta möjliga störning av arbetstiden.
Vad ska planeras?
En noggrann planering är alltså avgörande, både för kostnadskontroll, totalkostnad och för att göra omgivningen lugn och nöjd. Ordna med en intern projektledare, projektmedlemmar, beställare och styrgrupp. Se till att nödvändiga kompetenser finns med, till exempel från inköp, hållbarhet, fastighet, ekonomi och HR. Bestäm också hur projektet informerar och kommunicerar. Behöver ni ett projektplaneringsverktyg, finns ett intranät att använda, vilka naturliga informationsmöten finns? Sedan behöver ni naturligtvis ha bestämt er för vart ni ska flytta i Stockholm och när ni ska göra kontorsflytten, samt hur lång tid flytten får ta (om ni har lokalerna omlott i tiden eller inte, till exempel). Exakta datum är inte viktigt inledningsvis, men ju tidigare det kan bestämmas, desto bättre. Men mycket går att planera långt innan datum är satt.
Ett bra sätt för projektet att få överblick och skaffa sig ett kunskapsunderlag för vad som behöver planeras i projektet, är att göra en ordentlig inventering. Vilka möbler och inventarier har vi och vad är de i för skick? I inventeringen går man igenom vilka möbler och inventarier som finns i de befintliga lokalerna, vad som kan flyttas med till de nya lokalerna och vad som ska hända med det som inte ska med. Det som blir ”över”, kan flyttfirman sälja, ge bort till skolor eller om inget
annat återstår: återvinna. Flyttprojektet har ofta också hand om hur de nya lokalerna ska inredas.